非営利団体向けMicrosoft365について
日本マイクロソフト株式会社が非営利団体を対象に、CSR活動の一環として提供しているクラウドサービスです。
詳細はこちら。
http://office.microsoft.com/ja-jp/non-profit/FX104085114.aspx
デスクトップOfficeアプリケーションは付属しませんが（Microsoft365導入後、市場価格より安価に導入することは可能です）、インターネット回線を用いた安全なコミュニケーション、ファイルの共有ツールをはじめとした、遠隔スタッフとの協働のための様々なツールが用意されています。これらは使い慣れたMicrosoft Officeと連携して動作するため、既存環境からのシームレスな移行が可能です。
なお、寄贈対象は認定NPO法人、NPO法人、一般社団法人（非営利型のみ）となっています。
ビーンズふくしま様について
福島県で子ども・若者支援を20年続ける特定非営利活動法人ビーンズふくしま様。
フリースクールや相談室といった自主事業以外にも、主に教育・労働・福祉分野の行政委託事業も担われています。
東日本大震災以降は被災した子どもやその両親への支援も行われています。
広範囲な活動エリア
ビーンズふくしまが担う子ども・若者支援の業務は福島県内全域（被災者支援では福島県外も）に及びます。時間がかかる移動過程や、移動先にて必要な情報にアクセスできることで、どんな場所でもオフィスと変わらぬ業務を行うことが可能です。
ビーンズふくしまの主要な活動エリアは、本部のある福島市と郡山市。
この区間は約50kmの距離があり、移動には高速道路を使っても45分、往復１時間半程度かかります。
電子メールやグループウェアでの情報共有は可能になっても、どちらかの拠点で会議となると、スタッフが福島－郡山間を移動します。
本当に顔を合わせなくてはならない会議もあるでしょう。
しかし、全てがそうではないかもしれません。
またもっと気軽に行える手段があれば気軽にミーティングが実施でき、様々なスタッフの知見を得る機会となるでしょう。
Lync Online(現Teams)の導入
前述のような状況があったため、Microsoft365のLync Onlineを常勤スタッフ全員に導入いたしました。
Lync Onlineはインターネット回線を使用したビデオ会議システムで、ホワイトボードやPCデスクトップの共有も可能です。
本システムを活用し、いくつかのミーティングのオンライン化しました。
また、数分で終わる簡単な会議を気軽に開けるようになりました。
ショートメッセージによる気軽なコミュニケーションも生まれました。
移動に伴うコストや空いた時間をもとに金額換算したところ、約27万円/月のコスト低減となりました。
2拠点のデータをシームレスに結ぶ
福島と郡山で、一元管理されたファイルをリアルタイムに共有したい。
メールやグループウェアでは受信・ダウンロードした数だけファイルの数は膨れ上がり、一元管理とは程遠い状況となります。
以前よりこのリクエストは強くありましたが、例えばVPN（仮想的なプライベートネットワーク）を構築した場合、機器の購入・運用費が大きく実現は困難でした。
しかし、Office365のOneDrive for BusinessやSharePointポータルサイトを活用した、クラウドベースのファイル共有でこれらと同等の環境を構築することができました。
メールでファイルを配布していた時代の「最後にマージしてまとめる」ような業務は、もうなくなりました。
支援効果を算出すると…
非営利団体向けOffice365導入により様々な業務効率化が実現しています。
それを金銭的効果として算出したところ、月額93万円、年間で1,116万円にものぼることがわかりました。
より活用シチュエーションが増えれば、さらなる効果が期待できると考えております。
